Порядок проведення "гарячих" телефонних ліній зв’язку громадян з керівництвом Головного управління Держкомзему у Миколаївській області

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказ Головного управління
Держкомзему у Миколаївській області
від 12 травня 2009 року № 57-в

ПОРЯДОК
проведення "гарячих" телефонних ліній зв’язку громадян з керівництвом Головного управління Держкомзему у Миколаївській області

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до вимог статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07.02.2008 №109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 №348 (із змінами) (далі - Інструкція), Положення про Головного управління Держкомзему у Миколаївській області (далі – Головного управління), затвердженого наказом Держкомзему від 16.07.2008 №171 "Про затвердження положень про головні управління Держкомзему у областях, містах Києві та Севастополі".
1.2. Прямі "гарячі" телефонні лінії зв’язку з громадянами проводяться начальником Головного управління, першим заступником та заступниками начальника Головного управління щомісяця у службовому приміщенні згідно з графіком, який складається відділом правового забезпечення та із зверненнями громадян, та затверджується наказом Головного управління.
1.3. Дні, години проведення прямих "гарячих" телефонних ліній та посадова особа Головного управління, яка бере участь у проведенні цих заходів, визначаються керівництвом управління та відображаються у графіку.
За відсутності визначеної графіком посадової особи, участь у проведенні прямих "гарячих" телефонних ліній беруть ті посадові особи, які призначені виконувати її обов’язки.
1.4. Посадова особа під час проведення прямої "гарячої" телефонної лінії розглядає порушене питання та надає роз’яснення по суті відповідно до вимог чинного законодавства.
У разі необхідності детального розгляду телефонного звернення та (або) неможливості вирішення порушеного питання (надати роз’яснення, тощо) безпосередньо під час телефонної розмови, посадова особа доручає подальший розгляд цього звернення структурним підрозділам Головного управління відповідно до їх повноважень.
1.5. Прямі "гарячі" телефонні лінії проводяться керівництвом Головного управління у приміщенні Головного управління – службовому кабінеті з використанням відокремленої лінії телефонного зв’язку.

2. Проведення прямих "гарячих" телефонних ліній зв’язку громадян з керівництвом Головного управління

2.1. Громадянин, який звертається до посадової особи Головного управління під час проведення прямої "гарячої" телефонної лінії, повинен назвати відомості, визначені частиною 2 статті 5 Закону України "Про звернення громадян", а саме: прізвище, ім’я, по батькові та місце проживання.
Відмова громадянина назвати відомості, визначені цим пунктом, є підставою для відмови у розгляді телефонного звернення.
2.2. Працівник відділу правової роботи та із зверненнями громадян Головного управління, відповідальний за ведення діловодства за зверненнями громадян, фіксує відомості про громадянина, який звернувся до керівництва Головного управління під час проведення прямих "гарячих" телефонних ліній зв’язку громадян з керівництвом Головного управління, а також короткий зміст порушеного питання.
2.3. Після завершення фіксації зазначених відомостей працівник відділу правової роботи та із зверненнями громадян Головного управління, відповідальний за ведення діловодства за зверненнями громадян, з’єднує громадянина, який звертається до Головного управління під час проведення прямої "гарячої" телефонної лінії зв’язку з керівником Головного управління, який бере участь у проведенні гарячої телефонної лінії зв’язку, шляхом використання засобів зв’язку для розгляду звернення.
2.4. У разі неможливості розгляду по суті звернення громадянина під час проведення "гарячої" телефонної лінії зв’язку з керівником Головного управління, останній доручає подальший розгляд такого звернення відповідному структурному підрозділу Головного управління згідно з функціональними повноваженнями.

3. Організація проведення прямих "гарячих" телефонних ліній та забезпечення розгляду телефонних звернень

3.1. Сектор земельно-інформаційних технологій:
3.1.1. Здійснює оприлюднення графіку проведення прямих "гарячих" телефонних ліній зв’язку громадян з керівництво Головного управління Держкомзему у Миколаївській області в засобах масової інформації та на офіційному сайті Головного управління Держкомзему у Миколаївській області.
3.1.2. Розміщує на офіційному сайті Головного управління Держкомзему у Миколаївській області відомості про результати проведення прямих "гарячих" телефонних ліній.
3.2. Управління справами та кадрової роботи здійснює забезпечення безперебійного функціонування ліній зв’язку в Головному управлінні Держкомзему у Миколаївській області під час проведення прямих "гарячих" телефонних ліній.
3.3. Відділ правової роботи та із зверненнями громадян:
3.3.1. Здійснює відповідно до вимог Інструкції реєстрацію звернень громадян, які надійшли під час проведення прямої "гарячої" телефонної лінії.
3.3.2. Здійснює облік телефонних звернень громадян.
3.3.3. Забезпечує контроль за виконанням доручень, наданих керівництвом Головного управління Держкомзему у Миколаївській області при проведенні цих заходів, та наданням інформації громадянам, що звернулись, про результати розгляду їх звернень.
3.3.4. Готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан цієї роботи в Головному управлінні Держкомзему у Миколаївській області.

Головний спеціаліст
відділу правової роботи та із зверненнями громадян
Головного управління                                                            В. В. Корнукій